Como fazer fechamento de caixa

Como fazer fechamento de caixa: checklist

Realizar o controle adequado do caixa da empresa é o pilar para que as demais funções organizacionais possam ser aplicadas corretamente. É por essa ação que o empresário consegue realizar uma melhor gestão dos movimentos financeiros do negócio.

Diante da importância deste indicador, é fundamental dar atenção aos fluxos de entrada e saída de finanças. O acompanhamento deve ser realizado todos os dias, após a finalização do expediente da empresa ou cada vez que houver a troca do colaborador que realiza essa função (ou seja, em alternância de turno).

Em uma situação emergencial este pode ser feito à mão, porém na atualidade sugere-se o uso de planilhas gratuitas ou softwares de gestão que auxiliam na contagem dos valores de modo rápido e seguro.

Utilizando-se ou não de auxílio tecnológico alguns passos são importantes para que o fechamento ocorra da forma correta.

Vamos mostrar um checklist de como fazer um fechamento de caixa impecável. Boa leitura!

Defina o responsável pela tarefa

Antes de qualquer coisa, eleja o funcionário que será responsável pela execução desta tarefa. Ele deverá ter conhecimento em contabilidade, ser organizado, sério, responsável, atento para não fazer registros errados, entre outros pontos.

Desta forma, em caso de qualquer tipo de problema, você saberá a quem recorrer. Além disso, poderá treinar o colaborador para realizar as tarefas da melhor forma possível, dentro do que a empresa necessita.

Em caso de empresas pequenas, o próprio dono poderá fazer o acompanhamento, ou então terceirizar, passando para um contador esta tarefa.

Faça o registro inicial

Antes de começar o expediente, é fundamental realizar o registro de caixa, verificando o valor que está disponível para gerar a movimentação diária. Esse valor deve ser conferido, pois em caso contrário, o fechamento final apresentará erros.

Este primeiro registro se pauta em uma quantia razoável, a depender da empresa, composta por notas e moedas, as quais são utilizadas como troco para os clientes.

Essa contagem precisa ser feita com bastante cuidado, pois caso o registro seja feito de forma incorrera, poderá resultar em uma reação em cadeia complicada, fazendo com que todos os esforços tenham sido em vão, trazendo resultados inconsistentes para seu negócio.

Registro de entradas e saídas

O segundo ponto a receber atenção é quanto ao que se registra, sendo a resposta para tanto tudo que for realizado com o dinheiro do caixa. Não são apenas os ganhos que devem ser anotados, mas cada movimento.

A tabela de registro deve conter os valores relativos aos recebimentos, pagamentos, compras e vendas feitas pela empresa. A cada uma dessas anotações é importante lembrar-se de especificar a qual categoria ela pertence, permitindo maior visualização de como está ocorrendo à movimentação financeira.

Confira todos os valores lançados

Para evitar problemas, é fundamental que ocorra a conferência de todos os valores lançados, a fim de verificar se os dados estão batendo com aqueles que foram lançados. Essa conferência precisa ser feita para evitar possíveis divergências.

Uma forma de fazer isso é separar as quantias de acordo com o tipo de movimentação. Assim, em caso de problemas, é possível localizar o ponto mais facilmente.

A conferência, para que possa ser mais eficiente, precisa ser feita a cada troca de turno, de forma a identificar os erros e falhas mais rapidamente. Se você deixar para que isso seja feito no final do expediente, poderá ser mais complicado encontrar o ponto que está gerando problemas.

Atenção às contas que estão sendo utilizadas     

Mais do que apenas registrar é indispensável que se saiba o que está sendo registrado, compreender de onde foi retirado o dinheiro aplicado a alguma ação empresarial, assim como a qual categoria de finanças ele pertence.

Por isso o registro deve ser feito de forma impecável, anotando valores, origem, destino, data, a conta utilizada, entre outros. Caso ocorra alguma divergência, torna-se possível fazer a logística reversa para identificar o ponto e resolver a questão

Por vezes o fechamento resulta em inconsistência, ficando longe de um registro fiel a realidade financeira do negócio.

Isso ocorre, pois não existe uma separação adequada de quais contas estão sendo utilizadas, ou seja, não há controle da origem do dinheiro utilizado nas mais diversas tarefas.

Se, por exemplo, utiliza-se o dinheiro reservado em banco para pagar uma conta, esse valor não entra na equação do caixa, pois não faz parte deste sistema e resultará em erros.

Confundir recebimentos e registrar algo que foi pago no cartão, como sendo dinheiro, também resulta em grande distinção nos resultados finais do caixa. É essencial dispensar atenção a este fator.

Sendo assim, sempre que possível, evite misturar as contas, evitando que esse tipo de situação possa ocorrer. Outro ponto, principalmente para aqueles empreendedores iniciantes, é não misturar contas pessoais com as empresariais, evitando problemas que podem impactar as finanças do negócio.

Registro dos valores de modo separado

Ao fim do expediente, quando iniciar o fechamento do caixa, é importante que os registros tenham sido feito de modo separado.

Isso não quer dizer que se devam fazer várias tabelas, mas que se utilize de meios para demonstrar a qual forma de movimentação está atrelado cada um dos valores que foram registrados.

No caso de recebimentos alguns dos valores a serem demarcados individualmente são:

  • Dinheiro: notas e moedas;
  • Cheques: pré-datados e à vista;
  • Cartões: crédito ou débito;
  • Sangria: recolhimento de valores em razão de segurança;
  • Reforço: valores adicionados para função de troco;
  • Devoluções: valores estornados para o cliente.

Além destes, é importante também que se separem os valores atrelados a vales pertencentes aos funcionários da própria empresa, assim como pagamentos feitos com o dinheiro de caixa.

O fechamento

Após a realização de cada uma dessas ações, ao final do expediente, efetua-se o fechamento de caixa.

Para tanto, todos os valores referentes a entradas são somados, inclusive o saldo inicial, e deste resultado retira-se o valor que representa o total de saídas. Sabe-se que esta ação foi feita adequadamente se o saldo em caixa for equivalente ao resultado desta equação entre entrada e saída.

Divergências neste fator ocorrem principalmente em razão de registro incorreto, o qual pode ter ocorrido em qualquer uma das tarefas anteriores, e por essa razão que se torna indispensável fazer este trabalho cuidadosamente, assim como aplicá-lo todos dias.

Conte com tecnologias para realizar o fechamento

Uma forma de conseguir melhores resultados é ter ao seu lado as tecnologias necessárias para conseguir realizar um controle adequado do caixa do seu negócio. Uma das formas mais tradicionais é utilizar planilhas já configuradas para este tipo de controle.

Há, também, softwares de controle financeiro que podem ser integrados com aplicações de Internet Banking e com controle de caixa. Eles permitem que os lançamentos sejam feitos automaticamente, sendo necessário a conferência manual no final do dia.

Com isso é possível realizar a automação dos processos de lançamento e de fluxo de caixa, minimizando as chances de registros errados, garantindo uma maior exatidão nas tarefas.

Por isso é fundamental que você avalie quais soluções existem no mercado e que podem ser aplicadas em seu negócio a fim de tornar este processo mais produtivo. Lembre-se que as soluções precisam ser passíveis de serem integradas com aquelas que você já utiliza em sua empresa.

Ter um fechamento de caixa eficiente é fundamental para uma gestão financeira impecável. Sem isso, você poderá ter prejuízos consideráveis e demorar para identificar a origem. Portanto, siga essa checklist e verá como esse processo poderá se tornar bem mais fácil!

Comente suas dúvidas sobre gestão contábil! Conte-nos o que achou dessas dicas.

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