Como fazer fechamento de caixa: checklist

O controle adequado do caixa da empresa é o pilar para que as outras funções possam ser aplicadas corretamente, uma vez que é através desta ação que o empresário adquire controle sobre os movimentos financeiros de seu negócio.

Dada sua importância é imprescindível dispensar atenção a este fator. O fechamento de caixa é algo que deve ocorrer todos os dias, após a finalização do expediente da empresa ou cada vez que houver troca do sujeito que operacionaliza esta função.

Em uma situação emergencial este pode ser feito à mão, porém na atualidade sugere-se o uso de planilhas gratuitas ou softwares de gestão que auxiliam na contagem dos valores de modo rápido e seguro.

Utilizando-se ou não de auxílio tecnológico alguns passos são importantes para que o fechamento ocorra da forma correta.

A indispensabilidade do registro inicial

Antes mesmo do início do expediente o registro de caixa recebe dados. O valor inicial que é posto em operação deve ser registrado, pois em caso contrário o fechamento final irá apresentar erros.

Este primeiro registro se pauta em uma quantia razoável, a depender da empresa, composta por notas e moedas, as quais são utilizadas como troco para os clientes.

É muito importante que esta contagem seja feita com esmero, pois caso o registro seja feito incorretamente ele irá resultar em uma reação em cadeia, fazendo com que todo o esforço diário seja em vão e o fechamento de caixa apresente resultados inconsistentes.

 Registro de entradas e saídas

O segundo ponto a receber atenção é quanto ao que se registra, sendo a resposta para tanto tudo que for realizado com o dinheiro do caixa. Não são apenas os ganhos que devem ser anotados, mas cada movimento.

A tabela de registro deve conter os valores relativos aos recebimentos, pagamentos, compras e vendas feitas pela empresa. A cada uma dessas anotações é importante lembrar-se de especificar a qual categoria ela pertence, permitindo maior visualização de como está ocorrendo à movimentação financeira.

 Atenção às contas que estão sendo utilizadas     

Mais do que apenas registrar é indispensável que se saiba o que está sendo registrado, compreender de onde foi retirado o dinheiro aplicado a alguma ação empresarial, assim como a qual categoria de finanças ele pertence.

Por vezes o fechamento resulta em inconsistência, ficando longe de um registro fiel a realidade financeira do negócio.

Isso ocorre, pois não existe uma separação adequada de quais contas estão sendo utilizadas, ou seja, não há controle da origem do dinheiro utilizado nas mais diversas tarefas.

Se, por exemplo, utiliza-se o dinheiro reservado em banco para pagar uma conta, esse valor não entra na equação do caixa, pois não faz parte deste sistema e resultará em erros.

Confundir recebimentos e registrar algo que foi pago no cartão, como sendo dinheiro, também resulta em grande distinção nos resultados finais do caixa. É essencial dispensar atenção a este fator.

 Registro dos valores de modo separado

Ao fim do expediente, quando iniciar o fechamento do caixa, é importante que os registros tenham sido feito de modo separado.

Isso não quer dizer que se devam fazer várias tabelas, mas que se utilize de meios para demonstrar a qual forma de movimentação está atrelado cada um dos valores que foram registrados.

No caso de recebimentos alguns dos valores a serem demarcados individualmente são:

  • Dinheiro: notas e moedas;
  • Cheques: pré-datados e à vista;
  • Cartões: crédito ou débito;
  • Sangria: recolhimento de valores em razão de segurança;
  • Reforço: valores adicionados para função de troco;
  • Devoluções: valores estornados para o cliente.

Além destes, é importante também que se separem os valores atrelados a vales pertencentes aos funcionários da própria empresa, assim como pagamentos feitos com o dinheiro de caixa.

 O fechamento

Após a realização de cada uma dessas ações, ao final do expediente, efetua-se o fechamento de caixa.

Para tanto, todos os valores referentes a entradas são somados, inclusive o saldo inicial, e deste resultado retira-se o valor que representa o total de saídas. Sabe-se que esta ação foi feita adequadamente se o saldo em caixa for equivalente ao resultado desta equação entre entrada e saída.

Divergências neste fator ocorrem principalmente em razão de registro incorreto, o qual pode ter ocorrido em qualquer uma das tarefas anteriores, e por essa razão que se torna indispensável fazer este trabalho cuidadosamente, assim como aplica-lo todos dias.

Comente suas dúvidas sobre gestão contábil! Conte-nos o que achou dessas dicas.

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