fechamento de caixa

Fechamento De Caixa | O Espelho Diário Do Seu Negócio

O fechamento de caixa consiste em realizar o levantamento de todas as entradas e saídas que aconteceram no caixa de um estabelecimento, em determinado período.

Esse fechamento pode ser diário, semanal, mensal, ou, ainda, parcial. Nesse último caso, é mais comum em empresas com horários de funcionamento longos, nos quais há troca de turnos de operadores de caixa, que são responsáveis por fazer o fechamento ao fim do seu expediente.

Assim, o profissional que entra em seguida já pega o caixa zerado, facilitando a verificação geral feito ao final do dia de trabalho.

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Importância do Fechamento de Caixa

O fechamento de caixa não é importante apenas para o controle financeiro da empresa, para que o fluxo de caixa seja eficaz incluindo constantemente os valores que entraram. É relevante para observar as contas a receber que estão pendentes.

A importância desse processo vai muito além disso. A análise das entradas e saídas pode revelar dados importantes, como os modos de pagamento mais usados por seus clientes, a eficácia de ações promocionais e, até mesmo, a ocorrência de fraudes e furtos dentro do estabelecimento.

Digamos que, em determinado dia, o relatório de vendas indique que a receita proveniente de pagamentos em espécie foi de R$ 1 mil. O fechamento de caixa, entretanto, mostra que apenas R$ 800 em dinheiro entraram no caixa na mesma data.

Há duas possibilidades: a primeira, de que foi realizada uma sangria de caixa ou retirada de numerário não registrada. A segunda, de que está havendo fraude no caixa ou nas vendas. De qualquer modo, é preciso investigar!

O fechamento de caixa também pode revelar a retirada de recursos para cobrir um gasto que, após uma análise aprofundada, não traz resultados efetivos ao negócio. Se for o caso, a correta gestão do caixa vai revelar qual é a origem dessas perdas para que você as elimine.

Como Elaborar Fechamento de Caixa

O fechamento de caixa é um procedimento para controle financeiro que consiste na conferência das entradas e saídas em caixa, de forma que ao final do expediente os valores coincidam com todos os registros feitos ao longo do dia.

A ocorrência de erros nesse momento é muito comum, por isso é importante que o profissional responsável por esse procedimento seja extremamente atencioso pois esse fechamento depende do controle minucioso de todas as movimentações ocorridas no caixa da empresa ao longo do dia.

O registro correto do lançamento no sistema por si só não garante que o saldo vai bater. Pode acontecer do lançamento ser feito corretamente, mas o operador passou o troco errado ao cliente. Assim, qualquer erro fará com que o saldo de caixa não feche. Veja como fazer o fechamento de caixa em 4 passos:

Abertura de caixa

Registre o saldo inicial de abertura de caixa que contém notas e moedas para que o operador possa arcar com pequenas despesas durante o expediente e também para dar o troco aos clientes nos recebimentos em dinheiro. Caso esse valor já venha lançado automaticamente, verifique se o saldo está de acordo com o real disponível no caixa.

Registro de entradas e saídas

Além do registro do saldo de abertura de caixa, registre também todas as demais movimentações financeiras que ocorrerem ao longo do dia, por exemplo:

  • Vendas;
  • Pagamentos;
  • Recebimentos;
  • Devoluções;
  • Sangria de caixa (recolhimento ou alívio do excesso de dinheiro para um local seguro);
  • Reforço de caixa (suprimento de caixa quando existem muitos pagamentos ou por falta de troco);

Uma prática interessante é separar todos os documentos com clipes em lotes comuns, por exemplo:

  • Cheques pré-datados;
  • Cheques à vista;
  • Comprovantes de vendas com cartão de crédito (separados por bandeira);
  • Comprovantes de vendas com cartão de débito (separados por bandeira):

Dessa forma, toda operação de fechamento ficará muito mais fácil.

Conferência de valores

Ao final do expediente, conte todos os valores e movimentações realizadas:

  • Dinheiro (notas e moedas);
  • Cheques (à vista e pré-datados);
  • Comprovantes de cartões (crédito/débito);
  • Pagamentos diversos;
  • Tickets;

Se durante a contagem for identificada alguma divergência, os principais motivos podem ser: troco incorreto, erro nos lançamentos ou ausência deles, sangrias não registradas, troca de mercadorias sem a realização da baixa, etc.

Justamente pelas divergências que podem ocorrer, é aconselhável que o fechamento de caixa seja feito diariamente ao fim do expediente ou no momento da troca de turno do operador, para diminuir as chances de esquecimento do que foi feito durante o período de trabalho.

Finalização e fechamento do caixa

Por fim, some todas as entradas, incluindo o saldo inicial e diminua todas as saídas. O resultado deve corresponder exatamente ao saldo existente no caixa.

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Como Proceder na Falta de Dinheiro

Quando um funcionário é contratado como operador de caixa, ele tem como responsabilidade o controle das entradas e saídas do seu caixa, portanto, o saldo somente apresentará divergências se esse controle não for feito de forma correta.

Entretanto, para que haja algum desconto por parte do empregador, no contrato de trabalho do operador de caixa deve constar a previsão dessa responsabilidade, previamente acordada, ou a comprovação de ato culposo do empregado (negligência, imperícia ou imprudência) e dano efetivo vinculado a ele.

Veja abaixo uma parte do artigo 462 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), que diz:

“Art. 462 – Ao empregador é vedado efetuar qualquer desconto nos salários do empregado, salvo quando este resultar de adiantamentos, de dispositivos de lei ou de contrato coletivo.

Parágrafo 1º – Em caso de dano causado pelo empregado, o desconto será lícito, desde que esta possibilidade tenha sido acordada ou na ocorrência de dolo do empregado.”

Uma prática usual para amenizar estas eventualidades é a utilização de uma verba destinada a cobrir os riscos assumidos pelo empregado que lida com manuseio constante de valores, chamada de quebra de caixa.

Usualmente, é paga aos caixas de banco, de supermercados, agências lotéricas, etc. Apesar disso, não há na legislação a obrigatoriedade desse pagamento.

O adicional é fixado em função do documento coletivo entre sindicato e empresas. Observa-se que o Precedente Normativo do TST nº 103 dispõe que a Gratificação de Caixa é de 10% sobre o salário do trabalhador que exerce a função de caixa permanentemente, nestes termos:

“Precedente Normativo nº 103 – Gratificação de caixa (positivo) – Concede-se ao empregado que exercer permanentemente a função de caixa a gratificação de 10% sobre seu salário, excluídos do cálculo adicionais, acréscimos e vantagens pessoais.”

Lembrando que qualquer ajuste coletivo só será admitido como válido, se for mais benéfico ao empregado, em face dos dispositivos da Constituição Federal, CLT e demais normativos do Ministério do Trabalho e Emprego.

Exemplo

Uma operadora de caixa trabalha em uma loja de varejo há mais de 5 anos. Apesar da sua rotina ser bem definida, ela sabe que todos os dias precisa realizar seu trabalho com bastante atenção, pois ela é responsável por assegurar o controle do caixa e, no final do expediente, precisa prestar contas ao seu supervisor.

Quando chega à empresa, ela recebe o fundo de troco, uma quantia em dinheiro geralmente composta por moedas e notas pequenas, que servirá de reserva para voltar troco.

Em seguida, ela acessa o seu sistema para abrir seu caixa e dar início ao trabalho. A primeira coisa que faz é inserir seu usuário e outras informações solicitadas, para que o sistema possa registrar todas as suas operações desde a abertura até o fechamento.

No caso da empresa onde ela trabalha, não há necessidade de registrar o fundo de troco (saldo inicial), pois esse valor já é pré-estabelecido pela empresa e automaticamente inserido no sistema.

O que ela faz é apenas conferir esse saldo inicial pois caso a quantia física estiver errada ela não conseguirá encontrar o erro depois.

Razões Para Fazer um Fechamento Diário

  • Ter conhecimento real do fluxo de dinheiro na empresa

O que torna o controle de caixa relevante para o seu sucesso é a possibilidade de sua empresa ter o conhecimento de suas receitas e despesas durante os dias do mês.

Um dos benefícios dessa constatação é para descobrir quais os melhores dias de vendas do mês para programar uma ação e alavancar vendas, ou mesmo para decidir em quais dias é melhor para você pagar suas dívidas. Não há remédio melhor para dormir que a segurança de saber que o caixa da empresa está adequado.

  • Controlar as despesas e receitas do empreendimento

Quando há um planejamento financeiro organizado em sua empresa, a melhor forma de descobrir se ele está ou não sendo seguido é através do controle de caixa diariamente, pois através dele você pode analisar e comparar seu planejamento financeiro e o realizado diariamente, constatando possíveis falhas e corrigindo de forma cíclica continuamente.

  • Ter a garantia de uma decisão segura

O fechamento de caixa diário possibilita que você tenha total conhecimento e controle sobre a situação, podendo tomar as decisões com mais facilidade, sem ficar pensando se vai ter como pagar ou não determinada conta, se o mês vai fechar azul, ou se vai entrar no vermelho, e claro, se haverá sucesso ou não no empreendimento.

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Conferência

Um dos momentos cruciais do controle de caixa é o momento da conferência, pois é a hora em que você comparará o seu controle diário com o extrato do banco, e claro, eles precisam bater rigorosamente, caso contrário, houve algum lançamento errado e se der diferente, se esforce e identifique o problema.

Um detalhe importante é que o extrato diário pode dar negativo, mas não entre em parafuso, pode ser apenas um dia ruim, ou alguma dívida alta paga no dia.

Fique atento se o problema persistir, e se persistir tome as devidas precauções para que corrija o erro e a empresa volte para o azul.

Após a conferência bancária, analise se o que você previu no planejamento está acontecendo. Serão necessários vários dias de controle para que você tenha uma noção real, portanto, pelo menos uma vez por semana faça a conferência de planejamento e efetue as correções necessárias.

Vantagens de um Fechamento de Caixa Correto

Efetuar o fechamento de forma diária é no mínimo prudente e eficaz para o controle do seu negócio. Além disso, existem muitas outras vantagens. Veja aqui:

  • Mais precisão com a gestão financeira da empresa;
  • Corte de despesas e desvios de verba;
  • Melhor organização dos recursos financeiros do seu empreendimento;
  • Facilidade em identificar se está ocorrendo alguma falha no controle financeiro;
  • Otimização dos lucros através da eliminação de perdas desnecessárias;
  • Aprimoramento e melhor capacitação dos funcionários responsáveis pela função;
  • Possibilidade de gerar relatórios diários sobre a movimentação financeira do seu empreendimento.

Problemas Frequentes no Fechamento de Caixa

Na maioria das vezes, a discrepância encontrada no fechamento de caixa não tem nada a ver com fraude. Geralmente são erros de lançamento simples, mas que causam um grande efeito no final.

Veja alguns erros comuns que acontecem no fechamento de caixa.

Troca de moeda

Troca de moeda é quando o operador de caixa marca, na hora da venda, uma entrada como se fosse dinheiro e era pagamento com cartão ou vice-versa.

Esse erro vai impactar diretamente na interpretação final do seu movimento. Você tem um valor em dinheiro que não corresponde com a realidade e, por outro lado, suas contas a receber estarão a menor.

Parcelamentos nos cartões

É muito comum o operador de caixa trocar o número de parcelas. Era em uma vez e ele colocou para duas e também a modalidade: era débito e ele colocou crédito. Isso também irá interferir no seu conjunto a receber.

Troca de bandeira

Cada bandeira possui uma taxa diferenciada. Então no seu sistema está um cálculo de taxa e na verdade é outra. Isso com certeza irá fazer diferença nos seus recebíveis.

Administração Responsável

O fechamento de caixa é um procedimento muito utilizado por empresários que procuram realizar uma boa e cuidadosa administração financeira do seu negócio. O que parece ser um processo simples e rotineiro para muitos, também exige muita atenção e cuidado.

Realizar a checagem e a organização do caixa diariamente é capaz de se tornar uma tarefa difícil quando dentro de um negócio existem outras inúmeras atividades, não sobrando tempo para a realização desta conferência ou ainda quando não se conhece os procedimentos necessários para este controle.

O fechamento de caixa é um processo que trata da realização de uma conferência e análise de caixa importantíssima para que o empresário possa comparar e acompanhar as transações de entrada e saída de valores do seu caixa, que geralmente são as vendas, as compras, alguns pagamentos realizados ou repasses financeiros.

É através desta análise, geralmente realizada ao final do expediente, que se torna possível encontrar valores a mais ou menos que não estejam registrados nestas movimentações financeiras. O fechamento de caixa pode auxiliar, no mínimo, de duas formas:

Conhecer os passos do dinheiro da empresa

A primeira delas é informar de onde vêm e para onde vai o dinheiro da empresa. Este controle simples mostra a origem e o destino de suas finanças.

A empresa que não possui estas informações geralmente fica no escuro, não tendo informações claras sobre suas finanças e não visualizando como o dinheiro está sendo gasto.

Ambiente financeiro organizado

A execução do fechamento de caixa diário, permite que todas as movimentações financeiras que ocorrerão no dia seguinte sejam realizadas de maneiras mais organizadas.

O empresário ou profissional que realiza o fechamento de caixa deve estar muito atento na execução desta tarefa, conferindo e organizando tanto os valores quanto os documentos fiscais que compravam as movimentações. Um fechamento de caixa realizado de uma forma correta, fornece informações relevantes para o gerenciamento eficiente do negócio.

 

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